Politique de confidentialité

Top Tier Boxing Club, exploité par Club de Boxe TopTier inc. 8050, boul. Taschereau, local N, Brossard (Québec) J4X 1C2, Canada Téléphone : 1 514 224-7238 — Courriel : [email protected]

La présente Politique de confidentialité explique comment Club de Boxe TopTier inc., faisant affaire sous le nom Top Tier Boxing Club (« nous »), recueille, utilise, communique et protège vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Web, notre portail des membres et nos services de gymnase — que vous soyez membre, visiteur en essai gratuit, acheteur de billets d'événement, participant au sparring ou simplement une personne qui communique avec nous. Nous sommes assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, et, le cas échéant, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada ainsi qu'à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels :

• Responsable : La direction de Club de Boxe TopTier inc.
• Courriel : [email protected] (objet « Confidentialité »)
• Poste : Responsable de la protection des renseignements personnels, Club de Boxe TopTier inc., 8050, boul. Taschereau, local N, Brossard (Québec) J4X 1C2
• Téléphone : 1 514 224-7238

Le responsable veille au respect des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et traite toute demande ou plainte à ce sujet.

2. Renseignements personnels recueillis

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins décrites dans la présente Politique :

1. Renseignements d'identité : nom et prénom, date de naissance (pour vérifier les exigences d'âge, appliquer les règles relatives aux mineurs et adapter l'entraînement lorsque pertinent).
2. Coordonnées : adresse courriel, numéro de téléphone et, le cas échéant, adresse postale.
3. Personne à contacter en cas d'urgence : nom et numéro de téléphone d'une personne à joindre en cas d'urgence, recueillis lors de la signature du Contrat d'adhésion.
4. Renseignements de paiement : les paiements sont traités par Stripe. Les données de votre carte sont transmises directement à Stripe et ne transitent jamais par nos serveurs. Nous ne conservons que des références non sensibles, telles que l'état du paiement, les quatre derniers chiffres et la marque de votre carte, ainsi que les identifiants de client et de transaction Stripe.
5. Renseignements d'abonnement et de présence : type d'abonnement, historique de facturation, réservations de cours, enregistrements d'arrivée, registres de présence et soldes de crédits.
6. Contrats signés : le texte intégral du contrat tel que vous l'avez signé, votre nom signé, votre date de naissance, les renseignements du tuteur pour les mineurs, la personne-ressource d'urgence, ainsi que la date, l'adresse IP et l'identification du navigateur au moment de la signature — conservés comme preuve de signature.
7. Profil de boxeur (sparring) : si vous vous inscrivez à une séance de sparring — nom, courriel, poids, âge, nombre de combats et club de boxe.
8. Commandes de billets d'événements : nom de l'acheteur, courriel, billets achetés, montant de tout don et état de la numérisation du code QR à l'entrée.
9. Prospects et formulaires de contact : nom, courriel, téléphone et message lorsque vous soumettez notre formulaire de contact ou demandez un essai gratuit avant de créer un compte.
10. Photos que vous téléversez : par exemple une photo de profil, stockée pour notre compte par Cloudflare R2.
11. Renseignements de nature médicale divulgués volontairement : toute condition ou limitation médicale que vous choisissez de nous divulguer à des fins de sécurité. Nous vous demandons de ne divulguer que ce qui est pertinent à votre participation sécuritaire.
12. Données de vérification antifraude : l'essai gratuit étant limité à un par personne, nous enregistrons votre courriel normalisé, un condensé à sens unique (hachage) de votre nom de famille et de votre date de naissance, votre numéro de téléphone, une empreinte de carte fournie par Stripe (et non votre numéro de carte) ainsi que des identifiants d'adresse IP et d'appareil hachés. Ces valeurs nous permettent uniquement de reconnaître une utilisation répétée; elles ne servent à aucune autre fin.

Nous ne recueillons pas de renseignements personnels auprès de tiers sans votre consentement et nous ne vendons jamais vos renseignements personnels.

3. Fins de la collecte et de l'utilisation

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

1. créer et gérer votre compte, votre abonnement, vos réservations et votre accès au gymnase;
2. traiter les paiements, émettre des reçus et gérer la facturation (par l'entremise de Stripe);
3. envoyer des messages transactionnels : reçus, confirmations de réservation et de billets, changements d'horaire, avis de compte et de sécurité, et mises à jour du contrat (par l'entremise de Resend, notre fournisseur de courriel);
4. joindre votre personne-ressource en cas d'urgence si un incident survient;
5. adapter l'encadrement en fonction de l'âge ou des limitations médicales divulguées, pour votre sécurité;
6. organiser les événements et les séances de sparring, livrer et valider les billets, et gérer l'entrée;
7. faire respecter la limite d'un essai gratuit par personne et prévenir la fraude et les abus;
8. faire un suivi des demandes d'essai gratuit et des inscriptions incomplètes que vous avez amorcées;
9. vous transmettre des communications de marketing — promotions, infolettre, invitations au sparring, rappels de cours et campagnes par texto (SMS) — uniquement avec votre consentement, que vous pouvez retirer en tout temps (voir l'article 4);
10. mesurer la performance de notre site Web et de notre publicité (voir l'article 9);
11. respecter nos obligations légales, notamment en matière fiscale et comptable;
12. constater, exercer ou défendre des droits en justice, y compris relativement à la décharge de responsabilité signée.

Nous n'utilisons pas vos renseignements personnels à d'autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige.

4. Consentement au marketing (LCAP)

1. Les courriels de marketing sont organisés en catégories (promotions, infolettre, invitations au sparring, rappels de cours). Vous choisissez vos catégories dans le portail des membres, et chaque courriel de marketing comporte un lien de désabonnement. Le désabonnement du marketing n'a aucune incidence sur les messages transactionnels.
2. Nous utilisons votre numéro de mobile pour vous texter : des messages transactionnels qui répondent à une demande que vous avez faite (comme la confirmation d'une demande d'essai gratuit) et des campagnes de marketing, envoyées uniquement avec votre consentement exprès. Chaque message vous permet de vous désabonner en répondant STOP, et nous enregistrons ce retrait pour votre numéro afin qu'il s'applique dans tous les systèmes du club. Des frais de messagerie et de données peuvent s'appliquer.
3. Les demandes de désabonnement sont traitées sans délai, et au plus tard dans les 10 jours ouvrables.

5. Fournisseurs de services tiers et communication à l'extérieur du Québec

Nous confions des renseignements personnels à des fournisseurs de services qui les traitent pour notre compte, en vertu de contrats exigeant une protection équivalente à celle de la présente Politique :

Fournisseur	Rôle	Renseignements visés
Stripe	Traitement des paiements	Nom, courriel, données de paiement (détenues par Stripe), empreinte de carte
Resend	Courriels transactionnels et de marketing consentis	Nom, adresse courriel, contenu des messages, état de livraison
Cloudflare (R2)	Stockage des images téléversées	Photos que vous téléversez
Railway	Hébergement de l'application et de la base de données	Données de compte, d'abonnement et d'événements
Meta Platforms	Mesure publicitaire (Facebook/Instagram), lorsqu'activée	Événements d'utilisation du site et identifiants hachés (voir l'article 9)
Google	Affichage de nos avis Google sur notre site	Aucun renseignement vous concernant n'est transmis à Google à cette fin

Ces fournisseurs peuvent stocker ou traiter des renseignements personnels sur des serveurs situés à l'extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada et aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation tenant compte de la sensibilité des renseignements, des fins de leur utilisation et du régime juridique de la destination, comme l'exige la Loi 25. Les renseignements transférés à l'extérieur du Québec peuvent être assujettis aux lois du territoire où ils sont conservés.

6. Durées de conservation

Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, puis nous les détruisons ou les anonymisons de façon sécuritaire :

1. Dossiers de compte et d'abonnement : pendant la durée de votre abonnement et jusqu'à 3 ans après votre dernière activité, ce qui correspond au délai de prescription général prévu par le droit québécois.
2. Contrats et décharges signés : 3 ans après la fin de votre abonnement, ou plus longtemps si nécessaire pour la défense de droits en justice.
3. Registres de facturation et documents fiscaux : 7 ans, conformément à la législation fiscale.
4. Registres d'événements et de billets : jusqu'à 3 ans après l'événement, à des fins comptables et de règlement des différends.
5. Photos téléversées : jusqu'à leur suppression par vous ou la fermeture de votre compte, après quoi elles sont supprimées du stockage dans un délai raisonnable.
6. Personne-ressource d'urgence et renseignements médicaux divulgués : pendant la durée de votre abonnement, puis supprimés avec votre dossier de compte.
7. Registres antifraude de l'essai gratuit : ces registres minimaux et en grande partie hachés sont conservés même si votre compte est supprimé, car leur suppression rendrait inopérante la limite d'un essai par personne. Ils ne permettent pas de reconstituer votre identité.
8. Journaux de courriels et journaux d'audit : jusqu'à 3 ans, à des fins de sécurité et de règlement des différends.

7. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous avez le droit :

1. d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
2. de faire rectifier les renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
3. de retirer votre consentement aux utilisations qui ne sont pas nécessaires à la prestation de nos services, y compris le marketing;
4. de demander la suppression (désindexation ou cessation de diffusion) de vos renseignements lorsque la loi le permet, notamment lorsque les fins de la collecte sont accomplies;
5. à la portabilité : obtenir les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, comme le prévoit la Loi 25;
6. de porter plainte auprès du responsable de la protection des renseignements personnels et, si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

8. Exercice de vos droits

Transmettez une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected] (objet « Confidentialité ») ou par la poste à l'adresse indiquée à l'article 1. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de répondre. Nous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. En cas de refus total ou partiel, nous vous en communiquerons les motifs ainsi que les recours dont vous disposez. Vous pouvez également mettre à jour vos renseignements de profil de base directement dans le portail des membres.

9. Témoins (cookies) et technologies de suivi

1. Témoins strictement nécessaires : utilisés pour maintenir votre session, sécuriser la connexion et mémoriser des préférences essentielles (comme la langue). Ils sont requis au fonctionnement du portail.
2. Publicité et mesure (pixel Meta et API Conversions) : lorsqu'activés, notre site Web utilise les outils de Meta pour mesurer la performance de notre publicité Facebook et Instagram (par exemple, le fait qu'une visite ou un achat a eu lieu). Cela peut impliquer des témoins et la transmission d'événements du site et d'identifiants hachés à Meta Platforms. Lorsque la loi exige un consentement, nous le demandons avant d'activer ces technologies. Vous pouvez aussi limiter ce suivi dans les paramètres de votre navigateur et dans vos préférences publicitaires Facebook/Instagram (facebook.com/adpreferences).
3. Contenu intégré : notre site peut afficher notre fil Instagram et nos avis Google. Toute interaction avec le contenu intégré de ces plateformes est assujettie à leurs propres politiques de confidentialité.
4. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser ou supprimer les témoins; certaines fonctionnalités du portail pourraient alors cesser de fonctionner.

10. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité proportionnelles à la sensibilité des renseignements, notamment le chiffrement des données en transit, le hachage des identifiants antifraude, des contrôles d'accès limitant l'accès au personnel qui en a besoin, la journalisation des actions administratives, l'hébergement auprès de fournisseurs reconnus et des garanties contractuelles avec nos sous-traitants. Aucun système n'est parfaitement sécuritaire; nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

11. Incidents de confidentialité

Si un incident de confidentialité visant vos renseignements personnels présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées, comme l'exige la Loi 25, et nous prendrons des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice. Nous tenons un registre des incidents de confidentialité.

12. Mineurs

Les renseignements concernant les membres de moins de 18 ans — y compris les participants à notre programme pour enfants — sont recueillis avec le consentement d'un parent ou d'un tuteur, qui signe le Contrat d'adhésion, sauf lorsque la loi permet à un mineur de 14 ans ou plus de consentir seul. Nous n'envoyons sciemment aucune communication de marketing aux mineurs de moins de 14 ans.

13. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de temps à autre. La version en vigueur, avec sa date de révision, sera toujours accessible sur notre site Web. Toute modification importante sera communiquée par l'entremise des Services ou par courriel.

14. Nous joindre

Pour toute question concernant la présente Politique ou vos renseignements personnels, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels : [email protected] (objet « Confidentialité »), 1 514 224-7238, ou par la poste au 8050, boul. Taschereau, local N, Brossard (Québec) J4X 1C2. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).